Die Buchung von freien Terminen direkt über die Webseite wird immer häufiger angeboten und von Kunden akzeptiert bzw. sogar erwartet. Welchen Nutzen bringt ein solches Online Terminbuchungssystem für Ärzte?
Die Terminverwaltung auslagern
Im Rahmen einer wirtschaftlichen Unternehmensführung kann ich mich bei administrativen Prozessen immer fragen, wie ich diese effizienter, kostengünstiger und / oder kundenfreundlicher gestalten kann.
Warum? Jeglichen administrativen / bürokratischen Aufwand muss ich in meinem Unternehmen durch produktive Tätigkeiten “hereinarbeiten”. Sei es der Aufwand für die Buchhaltung, die regelmäßige Wartungs meiner Gerätschaften, Sozialaufwand, etc.
Alle diese Prozesse erwirtschaften für sich genommen keinen wirtschaftlichen Beitrag zum Unternehmensergebnis.
Als niedergelassener Arzt bin ich in dieser Hinsicht natürlich auch Unternehmer und somit gezwungen unternehmerisch zu denken.
Der einzige isolierte Prozess, der in der Arztordination zum wirtschaftlichen Gelingen beiträgt ist die Erbringung medizinischer Dienstleistungen.
Dafür braucht es aber natürlich eine Koordination der Abläufe.
Die Assistenz vereinbart typischerweise die Termine mit den Patienten und ist auch der erste Ansprechpartner. Im klassischen Betrieb läuft dies meist über das Telefon ab. Ein Prozessmodell an das wir uns in den vergangenen Jahren gewohnt haben.
Terminmanagement aus Sicht der Ordination
Doch ist der damit verbundene Aufwand auch nicht zu unterschätzen. In vielen Ordinationen ist bereits eine Arbeitskraft vollständig mit der telefonischen Koordination, Vergabe und Verwaltung der Termine ausgelastet. D.h. ich ‘leiste’ mir als Arzt einen vollen Mitarbeiter nur für den ‘Telefondienst’.
Arbeitet die Assistenz erfolgreich, so bekommt der ‘Chef’ von deren Arbeit in der Regel nichts mit. Das ist ja auch das Ziel einer assistierenden Tätigkeit. Doch im Rahmen der Lohnbuchhaltung fallen die Personalausgaben in der Ordination als nicht unwesentlicher Posten auf.
Da vielfach die Termine dann handschriftlich eingetragen werden, muss die Assistenzkraft auch in der Ordination anwesend sein - was einen zusätzlichen Arbeitsplatz erfordert.
Terminmanagement aus Sicht der Patienten
Doch wie trifft mich das Terminmanagement als Patient? Ich bin gezwungen, genau während der Ordinationszeiten anzurufen, um einen Termin mit dem Arzt vereinbaren zu können.
Da ich jedoch nicht der einzige sein werde, der dies beabsichtigt, ist das Telefon vielleicht auch noch häufig besetzt, da die Assistenz immer nur einen Patienten zugleich bedienen kann.
Beim nächsten Versuch, telefonisch einen Termin zu vereinbaren, erreiche ich leider nur mehr denn Anrufbeantworter: “…. Sie erreichen und leider außerhalb der Ordinationszeiten. Diese sind…. “. Und ich als Patient bin sauer und ärgere mich über die “kurzen Ordinationszeiten”.
Online Terminbuchung in der Arztordination
Bietet der Arzt nun die Möglichkeit für Patienten, Termine selbst mithilfe einer Online-Plattform buchen zu können, so ergeben sich verschiedene Optimierungsfaktoren.
Beginnen wir wieder mit den Vorteilen aus einem Online Terminbuchungssystem für den Arzt:
- Reduktion der Auslastung der Assistenz. Viele der Patienten werden den Komfort der direkten Terminbuchung über das Internet schätzen. Sobald ein neuer Termin durch einen Patienten gebucht wird, erscheint dieser auch im Kalender des Arztes und kann damit nicht ein weiteres Mal vergeben werden.
- Terminverwaltung unabhängig vom Arbeitsort. Die Assistenz muss nun nicht mehr zwingend in der Ordination arbeiten. Sie kann von überall aus auf den Terminkalender der Ordination zugreifen und telefonisch vereinbarte Termine eintragen. So können Sie z.B. auch außerhalb der Ordination Zeitfenster für eine telefonische Terminvergabe anbieten.
- Terminerinnerung an Patienten. - Sorgt für eine Erhöhung der Termintreue der Patienten und Reduktion von Ausfällen.
Und wie profitieren Ihre Patienten von der Online Terminbuchung?
- Terminbuchung 24/7. Das bedeutet, der Patient kann 7 Tage die Woche 24 Stunden pro Tag Termine buchen. Unabhängig von Ordinationszeiten.
- Digitalprodukt. Die Terminvergabe wird damit zum digitalen Produkt. Der Patient empfindet diese zusätzliche Möglichkeit als erweitertes Kundenservice.
- Erinnerung an Termine. Patienten werden vom System automatisch an gebuchte Termine erinnert.
Was kostet eine Online-Terminbuchung für Ärzte?
In der Regel sind mit einem solchen System Kosten für die Einrichtung und Initialisierung (Typen von Terminen, Zeitfenster für Terminauswahl, etc.) und laufende Kosten (Wartung, Weiterentwicklung, Hosting) verbunden.
Die Kosten variieren von Anbieter zu Anbieter und weisen teilweise auch eine sehr hohe Schwankungsbreite auf.
Für Mitglieder der Ärztekammer Oberösterreich besteht die Möglichkeit, eine Förderung zu beantragen, wenn eine Online-Terminbuchungssystem für die Ordination angeschafft werden sollte. Diese Förderung umfasst einen einmaligen Zuschuss idhv. EUR 200,– und ist direkt bei der ÄK OÖ zu beantragen: Hier gelangen Sie zur Webseite der ÄK
Wirtschaftlich betrachtet muss man natürlich die Entlastung der Assistenz mit de zusätzlichen Kosten einer Online Terminbuchung gegenrechnen. Hier ergibt sich praktisch immer ein wirtschaftliches Einsparungspotential.
Bietet doctory ein Online Terminbuchungssystem für Ärzte an?
Natürlich bieten wir von doctory neben unserer (Wahl-)Arztsoftware auch ein Produkt zur Online Terminbuchung an. Unser System ist gezielt einfach und schlank gehalten, sodass Patienten nicht von einer Flut auszufüllender Felder abgeschreckt werden, sondern das System von Patienten auch tatsächlich zur Terminbuchung genutzt wird.
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Autor: Dr. Mayr bringt seine langjährige Erfahrung aus der Softwareentwicklung und dem Vertrieb von Softwareprodukten ein.